Je einfacher die Sachverhalte, desto leichter lassen sie sich managen und umsetzen. Zuviel Komplexität hat schon viele Unternehmen überfordert. Dinge zu vereinfachen ist eine der wichtigsten Aufgaben im Unternehmen.
Unternehmens-Beispiel 1
Ein Beispiel für einen Unternehmer, der durch erhebliche Komplexität Schwierigkeiten hatte, ist der ehemalige CEO von Microsoft, Steve Ballmer. In den späten 2000er Jahren führte Ballmer eine Vielzahl von neuen Geschäftsinitiativen und Produkten ein, die das Unternehmen komplexer und schwerfälliger machten.
Ballmer verwendet beispielsweise das Betriebssystem Windows Vista ein, das sich als fehleranfällig und schwerfällig erwiesen und bei den Kunden nicht gut ankam. Darüber hinaus führt er eine Vielzahl von neuen Produkten ein, darunter auch das Smartphone-Betriebssystem Windows Phone, das gegenüber Konkurrenten wie Apple und Android nicht sicher war.
Diese Initiativen führen dazu, dass Microsoft in den späten 2000er Jahren an Boden gegenüber seinen Konkurrenten verlor. Ballmer trat 2014 zurück und sein Nachfolger, Satya Nadella, führte eine neue Strategie ein, die darauf abzielte, Microsoft schlanker und agiler zu machen. Seitdem hat Microsoft seine Geschäftsprozesse vereinfacht und sich auf Kernprodukte wie Windows, Office und Cloud-Dienste konzentriert, was zu einem deutlichen Wachstum des Unternehmens geführt hat.
Unternehmens-Beispiel 2
Ein Beispiel für einen Unternehmer aus der DACH-Region, der Schwierigkeiten hatte, komplexe Sachverhalte zu vereinfachen, ist Jürgen Schrempp, ehemaliger CEO von Daimler-Benz. Schrempp führte in den späten 1990er Jahren eine Fusion von Daimler-Benz mit Chrysler ein, um das Unternehmen zu einem weltweit führenden Automobilhersteller zu machen.
Diese Fusion erwies sich jedoch als sehr schwierig und komplex, da Daimler-Benz und Chrysler sehr unterschiedliche Unternehmenskulturen und Geschäftsmodelle hatten. Schrempp hatte Schwierigkeiten, die Fusion zu integrieren und die beiden Unternehmen zu vereinfachen, was schließlich dazu führte, dass die Fusion nicht den erwarteten Erfolg brachte.
Schrempps Ansatz, die Komplexität der Fusion zu übersehen, trug auch dazu bei, dass er in Schwierigkeiten geriet. Er hatte Schwierigkeiten, die Integration beider Unternehmen voranzutreiben und den richtigen Fokus auf das Kerngeschäft von Daimler-Benz zu legen. Schrempp trat später zurück und Daimler-Benz musste das Geschäft mit Chrysler wieder verkaufen, um sich wieder auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.
Diese Beispiele zeigen, wie die Komplexität von Geschäftsprozessen und die Diversifikation in zu vielen Geschäftsbereichen ein Unternehmen belasten und es anfälliger für wirtschaftliche Herausforderungen machen können.
Problem in der Praxis vieler Unternehmen
Ein Unternehmen muss oft komplexe Sachverhalte managen. Je komplexer die Sachverhalte sind, desto schwieriger wird diese Herausforderung. Typischerweise wird begonnen, die Faktoren und Variablen zu berücksichtigen, die mit diesen komplizierten Sachverhalten verbunden sind. Allerdings stellt man reflektierend fest, dass es schwierig ist, wirklich alle Aspekte in Betracht zu ziehen und sich einen vollständigen Überblick zu verschaffen. Auch wenn eine Annahme durch fünf andere Annahmen ersetzt werden, bleiben es Annahmen. Je komplexer die Sachverhalte werden, desto schwieriger sind sie zu kommunizieren. Die Informationsfülle verwirrt und wird nur schwer verständlich, was zu weiteren Verwirrungen und Missverständnissen führt.
Die Unsicherheiten, die mit diesen komplizierten Sachverhalten einhergehen, machen die Situation noch schwerer. Die Entscheidungsträger müssen hier schnell handeln, aber sie wissen nicht, welche Entscheidungen sie treffen sollen, um das Unternehmen auf den richtigen Kurs zu bringen.
Oft erkennen die Entscheider, dass die Komplexität der Sachverhalte ihre Unternehmens-Ressourcen überforderte. Sie müssen in einem Kraftakt Prioritäten setzen und sich auf die wichtigsten Aspekte konzentrieren, um erfolgreich zu sein.
Das zeigt uns, dass komplizierte Sachverhalte schwierig zu handhaben sind. Unternehmen und Manager müssen sich bewusst sein, dass es von Vorteil ist, Sachverhalte so weit zu vereinfachen, wie es möglich ist. Dazu bedarf es Mut, Klugheit und Geschick, um eine komplexe Situation passend zu vereinfachen und das Unternehmen durch richtige Entscheidungen auf den richtigen Weg zu bringen.
Warum ist es gerade für Unternehmer so schwierig etwas zu vereinfachen?
Menschen sind dazu geschaffen, komplexe Sachverhalte zu verstehen. Doch das kann leicht eine Eigendynamik bekommen. Hier gibt es fünf typische Gründe:
Fachliches Wissen und Expertentum. Unternehmer haben oft umfangreiches Fachwissen in ihrem jeweiligen Bereich angesammelt. Dieses Expertentum kann dazu führen, dass sie in vielen spezifischen Aspekten vertieft sind, die manchmal nur für sie wichtig sind. Je mehr sie wissen, desto schwerer fällt die Vereinfachung.
- Die Komplexität des Geschäftsmodells. Diese Komplexität kann es schwierig machen, den Überblick zu behalten und sich in den vielen Details zu verlieren. Bei dem Versuch, das Geschäftsmodell zu vereinfachen, müssen Unternehmer entscheiden, welche Informationen für ihre Mitarbeiter und Kunden am wichtigsten sind. Sie müssen sicherstellen, dass die vereinfachte Darstellung die Kernaspekte des Geschäftsmodells vermittelt, ohne zu sehr ins Detail zu gehen.
- Überzeugungskraft und Detailverliebtheit. Die Detailliebe kann jedoch dazu führen, dass wichtige Informationen und Botschaften in den Hintergrund treten. Unternehmer laufen in Gefahr ihre Überzeugungskraft in technischen Details oder besonderen Aspekten ihres Unternehmens einzusetzen, anstatt die Kernbotschaften zu vereinfachen und zu kommunizieren.
- Angst vor Informationsverlust. Unternehmer haben oft Sorge, dass durch die Vereinfachung von Sachverhalten wichtige Informationen verloren gehen. Sie möchten sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter und Kunden alle relevanten Informationen erhalten, um fundierte Entscheidungen zu treffen und das volle Potenzial des Unternehmens zu verstehen.
- Informationsüberflutung. Unser Gehirn muss eine Fülle von Informationen verarbeiten, filtern und priorisieren. Bei der Vereinfachung von Informationen müssen wir aus diesem Überfluss die relevanten und wesentlichen Punkte auswählen. Dies erfordert besondere Anstrengung und kann manchmal schwierig sein. Wir können uns leicht in Nebenaspekten oder Details verlieren, anstatt das Wesentliche zu erfassen und zu kommunizieren.
Wie sieht die Lösung aus?
Eine Pareto-Lösung motiviert, sich auf die wichtigsten Aspekte der wichtigsten Dinge zu konzentrieren.
Folgende typische Beispiel-Fragen helfen weiter:
Welche drei Prozesse in unserem Unternehmen sind am kompliziertesten und wie können wir diese vereinfachen?
- Wie können wir unsere Marketingstrategie vereinfachen, um eine klare und einheitliche Botschaft zu vermitteln?
- Welche Projekte haben in der Vergangenheit am meisten Zeit und Ressourcen verschlungen und wie können wir zukünftig effektiver und effizienter vorgehen?
Innerhalb der Fragen helfen besonders drei Sub- oder Unterfragen weiter:
1. Was sind die 20 % der Dinge, die für 80 % der Ergebnisse verantwortlich sind?
2. Was sind die jeweils wichtigsten Aspekte?
3. Was sind die Kernziele oder Hauptaufgaben der wichtigsten Aspekte?
Als „Klassiker“ erhalten Sie Antworten wie „das haben wir immer schon so gemacht“. Gerade hier zwingt konsequentes Nachfragen, die Gründe zu erfahren.
Kompliziert wird es in der Regel, wenn es um Entscheidungen von Projekten, Konzepten und Ideen geht. Hier werden manchmal wahre Präsentationsschlachten geschlagen und so ungewollt Verwirrung gestiftet. Vor dem Dilemma der zu vielen Überinformationen stand einst Procter und Gamble. Als äußerst erfolgreiche Lösung entwickelten sie einen One-Pager mit fünf Schritten. Die Idee des One-Pagers ist es, auf einer Seite alles nach einem bestimmten Schema darstellen zu müssen. Dadurch wird man gezwungen, sich nur auf das Wesentliche zu konzentrieren.
One-Pagers sind ein hervorragendes Tool, um Sachverhalte zu vereinfachen.
Beispiel 1:“ein fast universeller One-Pager“
Mit dem Pareto-One-Pager „Die 7 Schritte des erfolgreichen internen Verkaufens“ können Sie jedes Projekt, Teilprojekt oder Idee vereinfachen und optimal ihre Entscheidungen treffen. Und das Beste ist, es ist einfach und schnell umzusetzen. Lassen Sie uns diese Methode komplexe Sachverhalte zu vereinfachen und gut strukturiert zu kommunizieren darstellen.
Schritt 1: Tittel, worum geht es? Also hier ist der Name des Projektes, Teilprojektes, die Idee, das Konzept oder das Thema gemeint.
Schritt 2: Die Ausgangslage ist eine kurze Einführung, die den Kontext und das Problem beschreibt, das gelöst werden soll.
Schritt 3: Die Idee, wie das Problem zu lösen ist.
Schritt 4: Die konkreten Maßnahmen, die für die Problemlösung erforderlich sind. Also ein klassischer Aktionsplan.
Schritt 5: Was gibt es für Herausforderungen und Risiken bei den Maßnahmen und wie werden diese angegangen.
Schritt 6: Eine kurze Zusammenfassung mit Fokus auf den wesentlichen Nutzen / den Vorteilen.
Schritt 7: (Entscheidungs-) Empfehlung und / oder konkreter nächster Schritt.
Diese Struktur funktioniert hervorragend. Statt 30 oder mehr Seiten Präsentation ist alles übersichtlich auf einer Seite dargestellt.
Das spart enorm viel Zeit und erleichtert das „Reindenken“ in Projekten /
Ideen enorm. Selbst wenn es nachher zwei Seiten werden sollten, überwiegen die Vorteile
- Zeitgewinn durch Fokus auf das Wesentliche
- Struktur, die die Qualität der Entscheidungen verbessert
Arbeitsblatt Die 7 Schritte des erfolgreichen internen Verkaufens
Beispiel 2: „One-Pager ist die sogenannte Produkt- oder Angebotstreppe, manchmal auch als Werttreppe bezeichnet“
Gerade im Marketing und Vertrieb ist es oft sehr unübersichtlich. Es gibt eine Vielzahlt von Maßnahmen, Aktivitäten und Ideen. Hier hilft ein One-Pager die Übersicht zu behalten und die verschiedenen Stufen der eigenen Wertschöpfungskette darzustellen.
Ein Beispiel dafür ist die sogenannte Angebots- oder Werttreppe. Sie löst das Problem komplexe Sachverhalte einfach darzustellen, so dass die Zusammenhänge besser erkannt werden. Auch können so künftige Bearbeitungsschwerpunkte besser erkannt werden. Die „Treppe“ bildet die komplette Wertschöpfung und Kundennutzen ab. Die Stufen können beliebig erweitert oder verkürzt werden. Es sollte aber alles auf eine Seite passen. Die „Treppe“ ist immer so einfach wie möglich zu gestalten. Eine typische siebenstufige Treppe könnte in der Praxis so aussehen.
Stufe 1: Traffic-Quellen für das Unternehmen. Das können z. B. Internetseite, Social Media Aktivitäten oder Werbeanzeigen sein.
Stufe 2: Leadmagneten. Ein Leadmagnet löst bei dem möglichen Interessenten einen Besitzwunsch aus. Er rückt freiwillig dafür seine E-Mail-Adresse raus. In der Praxis können das, Checklisten, Webinare, Fallstudien, Gutscheine oder Warenproben sein.
Stufe 3: Persönliches Gespräch. Natürlich nur, wenn es ein Vertriebsziel ist. Das ist in der Regel bei hochpreisigen Angeboten der Fall.
Stufe 4: Kennenlernangebot. Das wird typischerweise auch bei Hochpreisangeboten verwendet, weil damit Vertrauen aufgebaut wird. In der Regel ist das kostenpflichtig.
Stufe 5: Hauptangebot 1. Das ist dann das „Butter- und Brot-Geschäft“ des Unternehmens. Gibt es viele Produkte oder Dienstleistungen, können diese gruppiert dargestellt werden, z. B. Nach Warengruppen.
Stufe 6: Hauptangebot 2. Bei Bedarf kann eine weitere Stufe hinzugefügt werden
Stufe 7: Premiumangebot. Hier kann ein Premiumangebot dargestellt werden. Sollte es das noch nicht geben, bleibt der Platz vorerst leer.
Natürlich können bei diesem Modell bei Bedarf Stufen hinzugefügt oder gekürzt werden. Die Vorteile sind:
- Gute und klare Übersicht
- Erkenntnisgewinn, auf welcher Stufe ein Schwerpunkt gelegt werden sollte
- Gute Möglichkeit mit dem eigenen Team oder Dritten zielführend zu reden
Arbeitsblatt: Produkt,- Angebots oder Wert-Treppe
Weitere Ideen für One-Pager
Je nachdem, was bei Ihnen im Unternehmen vorkommt, können Sie Ihren eigenen One-Pager entwickeln. Damit haben Sie quasi ein standardisiertes Vorgehen, bestimmte Dinge zu vereinfachen. Wenn Sie mit dem Platz von einer Seite nicht ganz hinkommen, erweitern Sie auf einen Two-Pager oder nutzen einfach ein größeres Format, z. B. ein Poster. Schon bei der Entwicklung merken Sie, dass das nur funktioniert, wenn Sie sich auf die wesentlichen Inhalte beschränken. Typische Ideen für One-Pager sind:
- 90 Tage Umsetzungsplan
- Strategie-Erstellungs-Plan
- Marketing-Plan
- Marketing-Aktions-Plan
- Story Telling – Erstellungsplan
- Prozess-Plan
- Vortrags- oder Präsentationsstruktur
Zusammenfassung so einfach wie möglich
Je einfacher die Sachverhalte, desto leichter lassen sie sich managen und umsetzen. Zuviel Komplexität hat schon viele Unternehmen überfordert. Dinge zu vereinfachen ist eine der wichtigsten Aufgaben im Unternehmen. Die Vorteile sind:
- Einfachere Sachverhalte sind leichter zu verstehen und managen
- Dadurch sparen unternehmen Zeit und verbessern ihre Kommunikation und ihre Ergebnisse
Auch hier hilft der Pareto-Ansatz, indem man nach den wichtigsten Dingen fragt, z. B.
- Was ist unser wichtigster Produktionsprozess und wie kann er vereinfacht werden?
- Was sind unsere wichtigsten Projekte und wie können diese vereinfacht werden?
- Wie können wir interne Projekte und Ideen einfacher darstellen und damit besser entscheiden?
- Was sind die wichtigsten Aspekte für dieses Produkt?
Drei Umsetzungs-Tipps für sofortige Verbesserungen sind:
- Wie können wir etwas vereinfachen?
Hier hilft die Frage nach dem Kernziel oder Hauptaufgabe. Das ermöglicht, leichter eine Vereinfachung zu finden, indem „unwichtige oder nicht erforderliche Dinge einfach weggelassen werden. Das lenkt Ihren Fokus auf die wesentlichen Dinge.
- One Pager. Dadurch werden Inhalte auf einer oder zwei Seiten dargestellt.
- „Die sieben Schritte des internen Verkaufens“ helfen Ihnen sofort, Sachverhalte strukturiert zu vereinfachen, indem Sie „gezwungen“ werden sich auf das Wesentliche zu fokussieren. Es ist einfach und schnell anwendbar und funktioniert für fast alle internen Projekte, Teilprojekte und Ideen. Es unterstützt hervorragend die Entscheidungsfindung.
- „Produkt- Angebots- oder Werttreppe“. Im Marketing und Vertrieb ist es oft sehr unübersichtlich. Es gibt eine Vielzahlt von Maßnahmen, Aktivitäten und Ideen. Hier hilft ein One-Pager die Übersicht zu behalten und die verschiedenen Stufen der eigenen Wertschöpfungskette darzustellen
- Weitere Ideen für ein One-Pager sind: 90 Tage Umsetzungsplan, Strategie-Erstellungs-Plan, Marketing-Plan, Marketing-Aktions-Plan, Story Telling – Erstellungsplan, Prozess-Plan, Vortrags- oder Präsentationsstruktur, …
- Vereinfachungs-Workshop. Diesen internen Workshop können sie gestuft gestalten
- Stufe 1 mit der Frage: Was sollte alles bei uns vereinfacht werden?
- Stufe 2 Priorisierung. Mit dem Pareto-Ansatz priorisieren Sie die Wichtigkeit
- Stufe 3 mit der Frage: Wie können wir das vereinfachen?
Wie Sieht Ihr Vereinfachungsbedarf aus? Machen Sie den Test und beantworten drei Fragen durch Ankreuzen.
| Fragen | Trifft zu | Soll besser werden |
| 1. Ich habe meinen Vereinfachungsbedarf genau definiert und priorisiert | ||
| 2. Ich Nutze Tools, wie z. B. „One-Pager“, um Dinge zu vereinfachen | ||
| 3. In regelmäßigen Team-Meetings werden Vereinfachungsmöglichkeiten für die wichtigsten Themen bearbeitet |
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Viel Erfolg bei Ihrer Strategie!
Ihr Pareto-Stratege
Volker Wefers