Systeme schlagen Ziele

Rennen Sie immer noch den Zielen hinterher oder haben Sie Systeme?

Nachdem Sie diesen Beitrag gelesen haben, wissen sie,

• warum Systeme Ziele schlagen
• wie Systeme, digital oder analog dauerhaft für Sie wirken
• und welche Fehler sie unbedingt vermeiden sollten

„Die Frage, die ich mir fast jeden Tag stelle, lautet, tu ich das Wichtigste, was ich tun könnte.“ – Mark Zuckerberg.

Da kommt doch die Frage auf, ob dafür die richtigen Ziele entscheidend sind? Ja und nein. Lassen Sie uns doch einfach loslegen.

Die richtigen Ziele zu setzen, scheint entscheidend. Doch in der Realität führen oft nicht die Ziele selbst, sondern die Systeme, die wir etablieren, zum Erfolg. Ob digital oder analog, es sind die wiederholbaren Prozesse und Routinen, die langfristig den Unterschied machen. Bevor wir also tiefer in die üblichen Unternehmensziele wie ‘mehr Umsatz und mehr Ertrag’ eintauchen, sollten wir uns fragen: Bauen wir Systeme auf, die uns konsequent zum Ziel führen?

Mit unseren Unternehmenszielen zum Beispiel

• mehr Umsatz und mehr Ertrag
• oder fünfzig neue Kunden

kommen wir nicht zwangsläufig weiter. Warum ist das so?

Lassen Sie uns doch mal ein Beispiel aus dem Sport betrachten.

Also bei Wettkämpfen wollen alle gewinnen, aber viele verlieren. Obwohl sich alle das Ziel setzen zu gewinnen, reicht das alleine offenbar nicht aus.

Das gilt auch für den Lieblingssport von vielen, den Fußball. Sehen wir uns die Bundesliga an. Da gibt es nicht nur Gewinner, sondern regelmäßig Unentschieden und viele Verlierer. Und dass, obwohl alle immer gewinnen wollen. Das Ziel ist zu gewinnen, reicht offenbar nicht aus.

Da können wir uns noch andere Sportarten anschauen. Im Tennis ist das auch so. Ja, auch immer da gewinnen, zu wollen, reicht nicht aus. Im Radsport, in der Leichtathletik. Schauen wir uns den 100 Meter Lauf an. Da laufen zehn Athleten oder Athletinnen nebeneinander. Alle wollen

gewinnen, aber nur einer kann wirklich gewinnen. Beim Rudern ist es ähnlich, ebenso beim Segeln, Schwimmen oder Tischtennis. Da gibt es noch viele weitere Sportarten und wir könnten die Aufzählung noch sehr lange fortsetzen. Interessanterweise wollen die meisten, die an einem Wettkampf teilnehmen,

immer gewinnen.

Das bringt uns zur ersten Erkenntnis, dass nur das Ziel  gewinnen zu wollen, offenbar nicht ausreichend ist, um es zu erreichen. Die zweite Frage, die sich dann förmlich aufdrängt, was ist denn, wenn der Wettkampf vorbei ist? Was ist denn, wenn das Geschäftsjahr gelaufen ist? Wie geht es dann weiter? Vielleicht setzen wir dann einfach neue Ziele? Ja, es ist natürlich eine Möglichkeit. Ob dann die Ziele tatsächlich erreicht werden, steht in den Sternen.

Die Gretchenfrage ist doch, wie können die Ziele tatsächlich erreicht werden? Die Antwort ist: Mit einem System. Ein System ist das WAS hinter den Zielen. Was muss getan werden, um die Ziele zu erreichen? Und aus vielen Was-Aktivitäten formen wir ein System.  Mit einem System kann eine Mannschaft, ein Sportler oder ein Unternehmen auf Dauer viel erfolgreicher werden. Wenn wir sagen, wir unterstützen die Fußballmannschaft bei ihrem Ziel zu gewinnen, mit einem System.  Das klingt doch viel besser, als wenn wir nur zu der Mannschaft sagen, ihr müsst alle gewinnen.

Aber wie würde so ein System aussehen?

Ganz einfach. Statt sich nur auf die Spieler zu konzentrieren, schauen wir uns auch weitere Bausteine an, die den Erfolg beeinflussen. Schließlich wollen wir doch aus der Kreisklasse aufsteigen.

Wir würden wir ein System entwickeln, damit unser Ziel auch erreicht wird. In unserem Beispiel würden wir alles aufschreiben, was zum Erfolg beiträgt. Was gibt es Wichtiges? Okay, da gibt es die Ernährung, wir brauchen einen Ernährungsplan nach neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen. Durch die verbesserte Ernährung verbessert sich die Fitness der Mannschaft.

Dann gibt es einen Trainingsplan für eine bessere Ausdauer der Spieler, auch nach aktuellen wissenschaftlichen Erkenntnissen. Dann gibt es ein Mental-Coaching, damit die innere Stärke der Mannschaft wächst. Es gibt weiterhin eine Massage, eine Massagekonzept, welches das Verletzungsrisiko der Spieler minimiert. Auch die Ausstattung wird optimiert. Coole Trikots und Hightech-Schuhe .

Kann man vielleicht noch etwas verbessern? Vielleicht ein spezielles Taktiktraining mit Videoanalysen.

Dann brauchen wir natürlich noch ein Talentsystem, das uns hilft, die eigenen Jugend-Talente im Verein zu entdecken und neue Talente anzuziehen. Dann erstellen wir noch ein Trainingslagersystem, damit die Mannschaft sich auf die Saison gut vorbereiten kann. Auch ein Schlaftraining ist nützlich. Damit stellen wir wissenschaftlich fundiert sicher, dass es auch zu effizienten Erholungsphasen kommt.

Mit dem Reisekonzept achten wir darauf, dass die Mannschaft entspannt anreist und bequem übernachtet.

Wenn jetzt jeder vorhandene Baustein kontinuierlich um Kleinigkeiten verbessert wird, werden die Summe der Bausteine immer stärker auf den sportlichen Erfolg wirken. Drei Dinge sind allerdings eine Voraussetzung, damit dieses System auf Dauer auch funktioniert.

•  Erstens: Der ständige Verbesserungswunsch.
• Zweitens: Die Verbesserungen nach Möglichkeit messen.
• Drittens: Eine mittel- bis langfristige Strategie.

Wenn wir die Rahmenbedingungen in unserem System in irgendeinen Baustein jeden Tag um 1 % verbessern können, haben wir in einem Jahr eine Verbesserung von 360 % erreicht. Und das ist doch eine Hausnummer!

Dieses System kann für viele andere Sportarten verwenden. Bei einer bisher wenig erfolgreichen Mannschaft werden die Erfolgsfaktoren detailliert auseinandergenommen, so wie wir das jetzt gerade gemacht haben. Daraus entsteht dann ein System,  Das Geheimnis sind die kleinen stetigen Verbesserungen. In der Summe wirken diese aber gewaltig auf die Mannschaftsleistung.

Übertragen wir dieses Prinzip auf die Unternehmenswelt: Stellen Sie sich ein mittelständisches Unternehmen vor, das im hart umkämpften Markt der Softwareentwicklung tätig ist. Anstatt sich nur auf ‘mehr Umsatz’ oder ‘die Gewinnung neuer Kunden’ als Ziele zu konzentrieren, implementiert es ein umfassendes System. Dieses System umfasst kontinuierliche Weiterbildungen für die Mitarbeiter, die Einführung agiler Arbeitsmethoden, regelmäßige Kundenfeedback-Schleifen, um die Produkte zu verbessern, und ein starkes internes Kommunikationssystem, das schnelle Anpassungen ermöglicht. Trotz anfänglicher Herausforderungen führt die konsequente Anwendung dieses Systems nicht nur zu einer Steigerung des Umsatzes, sondern auch zu einer signifikanten Verbesserung der Produktqualität und Mitarbeiterzufriedenheit

Wie können wir ein System für ein Unternehmen definieren?

 Der große Vorteil eines Systems ist die Aufteilung in mehreren relevanten Bausteinen, die alle zum Gesamtergebnis beitragen. Mit dieser „Konstruktion“ lassen sich einzelne Bausteine viel leichter bearbeiteten und verbessern, als wenn man immer das große ganze sieht.

Ein System ist wie ein Werkzeugkasten, der dabei hilft, die Arbeit im Unternehmen besser, schneller und organisierter zu erledigen. Dieser “Werkzeugkasten” enthält verschiedene Methoden und Technologien, um Aufgaben zu vereinfachen zu koordinieren und idealerweise ständig zu verbessern. Das kann digital erfolgen muss es aber nicht.

Für Unternehmen ist es von großem Vorteil das Erreichen von wichtigen Zielen durch Systeme zu unterstützen. Welche Systeme sind dann im Unternehmen denkbar? Hier sind ein paar Beispiele.

Ein Strategiesystem, das sicherstellt, dass sich die eigene Strategie permanent verbessert. Weil dieser ganze Strategieprozess auseinandergenommen und regelmäßig betrachtet werden.  Damit haben wir eine Struktur, die es erlaubt, permanent besser zu werden. Das ist mit Sicherheit ein riesengroßer Hebel, weil so Marktveränderungen rechtzeitig erkannt und darauf reagiert werden kann.

Nachfolgend ein Beispiel eines Strategiesystems, das einfach startet, aber nachher viel mehr Unterpunkte erfassen kann.

Preis- und Konditionensystem

Damit können sowohl Erträge und auch die eigene Wettbewerbsfähigkeit verbessert werden. Oft besteht solch ein System zum Beispiel aus folgenden Elementen:

• Basispreise: Die Ausgangspreis für Produkte oder Dienstleistungen vor jeglichen Rabatten oder Zuschlägen.
• Rabatte- und Boni: Hierzu gehören Mengenrabatte, Frühbucherrabatte, Treueboni und andere Anreize, die Kunden dazu motivieren sollen, mehr zu kaufen oder langfristige Geschäftsbeziehungen aufzubauen.
• Zuschläge: Zusätzliche Gebühren, die unter bestimmten Umständen angewendet werden können, wie z.B. für Eilaufträge, spezielle Anpassungen oder Liefergebühren.
• Zahlungsbedingungen: Die Bedingungen, unter denen Zahlungen geleistet werden müssen, einschließlich Zahlungsfristen, Skontofristen und die Akzeptanz von Zahlungsmitteln.
• Liefer- und Leistungsbedingungen: Diese legen fest, wie und wann Produkte oder Dienstleistungen geliefert werden, einschließlich Lieferzeiten, Versandarten und eventuelle Rückgaberechte.
• Preiskalkulationsmethoden: Die Methoden und Formeln, die verwendet werden, um die Kosten für die Erbringung eines Produkts oder einer Dienstleistung zu berechnen und darauf basierend den Verkaufspreis zu bestimmen.

Kundengewinnungssystem

Oft werden Kunden nicht systematisch gewonnen. Auch hier bietet sich ein System an, dass zum Beispiel folgende Fragen beantwortet:

• Was ist unsere Zielgruppe und wie sieht unser Wunschkunde aus?
• Warum sollen Kunden bei uns Kaufen?
• Welche Probleme der Kunden können wir mit welchen Angeboten lösen?
• Sind unsere Angebote attraktiv genug?
• Welche Kanäle (online und offline) benutzen wir für unsere Kundengewinnung?
• Wie sprechen wir unsere Zielgruppe an?

Es sind natürlich noch weitere Systeme denkbar, z. B. für

• für Stammkundenaktivierung
• unsere Leistungserbringung
• Mitarbeitergewinnung
• Mitarbeiterbindung
• Innovationen

Bei der Vielzahl von möglichen Systemen darf man sich nicht verzetteln, wenn man zu viel auf einmal möchte.

Müssen Systeme digital sein?

Wenn im ersten Schritt ein System konzipiert wird, ist das schon eine gute Sache. Je schneller das System eingeführt bzw. umgesetzt wird, desto eher werden die entsprechenden Ziele unterstützt.

Wenn man etwas im zweiten digital machen kann und auch automatisieren, ist das natürlich toll, weil man damit eine gleichbleibende Qualität sicherstellen kann.

Den Pareto-Gedanken für Systeme nutzen

Im ersten Schritt geht es darum, nicht das perfekte System zu schaffen. Sonst würden wir ja nie fertig. Es geht darum die Mindestanforderungen zu definieren, also was sind die 20 % eines Systems, die 80 % des Erfolges ausmachen. Das ist unser Grundbauplan.

Im zweiten Schritt geht es darum, wie unser System mit seinen Bausteinen weiter verbessert werden kann.

Und im dritten Schritt setzen wir die beste Lösung um. Spätestens da kommt die Digitalisierung ins Spiel. Gerade wenn es gelingt Prozesse digital und automatisiert darzustellen, sparen wir enorme Zeit und heben das Qualitätsniveau an.

Mit welchen Systemen wollen Sie die Erreichung Ihre Ziele unterstützen?

 Die richtigen Systeme, aus den richtigen Bausteinen, sorgen für ein dauerhaftes Erreichen Ihrer Ziele. Deshalb werden Unternehmen mit den richtigen Systemen Wettbewerbsvorteile erzielen.

Mein Tipp dazu ist ein Drei-Stufen-Plan:

1. Passende Systeme für Ihr Unternehmen definieren
2. Systeme priorisieren nach Wirksamkeit und Einfachheit der Umsetzung
3. Umsetzen und den Pareto-Ansatz nuten und sich vor Perfektionismus schützen

Fazit:

 Ziele allein und seien sie noch so messbar, bringen wenig. Erst, wenn man das WAS hinter den Zielen legt, funktioniert es. Was muss ich tun, um die Ziele zu erreichen? Das sind dann die idealen Bausteine für ein System! Denn Systeme schlagen Ziele oder anders gesagt sie sorgen dafür, dass die Ziele auch erreicht werden.

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Viel Erfolg bei Ihrer Strategie!

Ihr Pareto-Stratege

Volker Wefers